Pošiljanje e-poštnih vabil

Običajni načini izvedbe spletnih anket

Skoraj vedno zadoščata dve e-poštni sporočili oz. vabili brez sledenja, poslani celotnemu spisku anketirancev, in sicer:

• V prvem e-poštnem sporočilu povabite vse potencialne respondente v smislu: “Vabim vas, da izpolnite anketo …”
• Drugo e-poštno sporočilo naj sledi 2-3 dni po prvem, vendar ne več kot teden dni. V njem ponovno nagovorite celotni spisek potencialnih respondentov (tako tiste, ki so že izpolnili vprašalnik, kot tiste, ki tega še niso storili), in sicer z enakim nagovorom v smislu: “Pred nekaj dnevi ste bili povabljeni k izpolnjevanju ankete ... Iskreno se zahvaljujemo vsem, ki ste se odzvali. Vse, ki na anketo še niste odgovorili, pa ponovno prosimo, ...”

Pošiljanje omenjenih dveh sporočil celotnemu spisku potencialnih respondentov izvedete na običajen način pošiljanja emailov, kjer v svojem odjemalcu (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...) pošljete email vabilo z URL naslovom ankete. Res pa je, da je pri tem treba upoštevati morebitne omejitve, saj se ponekod omejuje dnevno število poslanih emailov (npr. Gmail ima v letu 2023 pri pošiljanju prek spletne aplikacije omejitev 500 naslovov za posameznike). To lahko rešite tako, da pošiljke razporedite na več dni ali pa jih pošljete z več različnih e-poštnih računov.

Posebni primeri

Kadar želite respondentom poslati večje število vabil (tri, štiri ...) ali pa spisek le-teh obsega več tisoč oseb, je zelo verjetno, da potrebujete sistem za pošiljanje vabil.
Pri uporabi 1KA e-poštnega sistema za pošiljanje vabil, ki je na voljo za uporabnike  individualnega paketa 3KA ter uporabnike poslovnih paketov za skupine velja upoštevati naslednje:

• Uporaba sistema 1KA za pošiljanje vabil običajno ni potrebna, še posebej, če gre le za nekaj sto naslovov, saj email vabila hitreje in enostavneje pošljemo iz lastnega e-poštnega računa (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...).
• Sistem omogoča sledenje statusu respondenta oz. nerespondenta ter s tem povezano opominjanje preostalih nerespondentov.
• Premisliti velja, ali res potrebujemo tretji ali četrti e-poštni opomnik. Dokazano je, da s tretjim in četrtim vabilom le minimalno povečamo stopnjo sodelovanja, hkrati pa kompliciramo in podaljšujemo fazo zbiranja podatkov.
• Upoštevati velja, da danes uporaba e-pošnih naslovov naslovov brez dovoljenja naslovnika za potrebe anketiranja ni dovoljena. Vabila k anketi zato lahko pošiljate samo naslovnikom, ki so se predhodno strinjali s tem ali pa je iz konteksta ankete nesporno razvidno, da gre za določeno interno evalvacijo uporabnikov, katerih elektronski naslovi so bili zbrani v povezanem administrativnem postopku organizacije, v kateri imate pooblastila in dovoljenje za razpolaganje z email vabili. Uporabnik mora zato zagotoviti, da ne bo z uporabo sistema 1KA zlorabljal zasebnosti, npr. za potrebe spam vabil ali v kake druge namene, kot je to opredeljeno tudi v pogojih uporabe in antispam politiki.
• Če ne potrebujete sledenja statusa respondetov, svetujemo, da v vabilu pošljete enak URL naslov ankete, kar velja v vabilu tudi omeniti, npr.: "Zagotavljamo vam popolno zasebnost vaših odgovorov, zato URL ankete niti niso individualizirani..." To pripomore k večji stopnji odgovora, saj mnoge respondente vse bolj moti dejstvo, da prejmejo individualiziran URL, pri čemer se zavedajo, da to načeloma omogoča vpogled v individualen odgovor.

Pravica do uporabe 1KA e-poštnega sistema in pogoji

Uporabnik lahko pravico do uporabe 1KA sistema pošiljanja vabil, pridobi z nakupom individualnega paketa 3KA ali z nakupom paketov za skupine, pri čemer lahko sistem 1KA za pošiljanje vabil, uporablja zgolj z lastnimi SMTP nastavitvami strežnika. Pri tem v  skladu s pogoji uporabe in antispam politiko zagotovi, da bo vabila pošiljal le znanim prejemnikom, ki so se pred tem bodisi eksplicitno strinjali s sodelovanjem v raziskavi oziroma je razvidno, da gre za evalvacijo skupine, za katero ima uporabnik administrativne pristojnosti in podatke (člani društva, slušatelji predmeta, naročniki, osebno omrežje ipd.).

Na 1KA.Arnes.si, je na voljo nov, prenovljen vmesnik za pošiljanje e-poštnih vabil. Več >>

Nekatere opisane funkcionalnosti so na voljo za uporabnike individualnega paketa 3KA ter uporabnike poslovnih paketov za skupine.