Izvoz v Excel: Zakaj se pri izvozu v Excel odprti odgovori ne izpišejo v celoti?

Te težave ni, če podatke iz 1KA izvozite v formatu Excel (xls). V primeru, da podatke najprej izvozite v format CSV in ga nato odprete v Excelu, pa se lahko odprti odgovori ne izpišejo v celoti.

Tu gre za omejitev programske opreme Microsoft Excel (verzija 2007 in novejše), ki jo lahko zaobidete z nekaj nastavitvami.

1. Imate dve možnosti (če ne deluje prva, poskusite z drugo):

• V meniju 'PODATKI' - 'Izvoz' - 'Tekstovna datoteka' - 'CSV' izvedete izvoz (ločitveni znak nastavite na podpičje) in datoteko shranite na lokalni disk.

• V zavihku 'PODATKI' - 'Izvoz' - 'Tekstovna datoteka' - 'TXT' tekstovno datoteko izvozite in shranite na disk.

2. Odprete MS Excel s praznim dokumentom.

3. V Excelu izberete zavihek Data (Podatki) in kliknete na ikono From text (Iz besedila). Nato na disku poiščete datoteko s podatki, ki ste jo prenesli v 1. koraku, jo izberete in kliknete na gumb Import (Uvozi).

4. V pojavnem oknu se odpre Text import wizard (Čarovnik za uvoz besedila), ki ima 3 korake:

• V razdelku Original data type (Izvirna vrsta podatkov) izberete opcijo Delimited (Razmejeno). Nadaljujete na naslednji korak s klikom na Next (Naprej).

• V razdelku Delimiters (Ločila) izberete samo podpičje. Nadaljujete na naslednji korak - Next (Naprej).

• V razdelku Data preview (Predogled podatkov) izberete vse stolpce. Pri tem si lahko pomagate tako, da najprej izberete prvi stolpec, nato pa držite tipko SHIFT in hkrati kliknete na zadnji stolpec. Obliko stolpcev v razdelku Column data format (Oblika podatkov v stolpcih) nastavite na Text (besedilo). Kliknete Finish (Končaj).

5. Odpre se pojavno okno, ki vas vpraša, kam želite uvoziti podatke. Privzeta možnost je Existing worksheet (Obstoječi delovni zvezek), kar potrdite s klikom na OK (V redu).

Podatke ste tako uvozili v prazno Excel datoteko na način, ki ne omejuje števila znakov pri odprtih vprašanjih.

Funkcionalnosti so na voljo za uporabnike individualnih paketov 2KA in 3KA ter uporabnike poslovnih paketov za skupine.